چرا برخی از شرکت های تجاری با وجود فروش بالا همواره با چالش کمبود نقدینگی، مغایرت موجودی کالا و اشتباهات محاسباتی مواجه هستند؟ پاسخ را باید در تفاوت ماهیت حسابداری کسب و کار با سایر حوزه ها و البته ابزارهای قدیمی که دیگر پاسخگوی پویایی کسب و کارهای امروزی نیستند جست.
در این مقاله قصد داریم معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری تجاری و تعدادی از بهترین های موجود در بازار را معرفی و مقایسه کنید. اگر به افزایش کارایی و سودآوری کسب و کار خود اهمیت می دهید و به دنبال شفافیت مالی هستید، این مقاله اطلاعات جامعی را در اختیار شما قرار می دهد.
مهمترین تفاوت حسابداری تجاری که باید بدانید
شاید بپرسید تفاوت حسابداری بازرگانی چیست و چرا باید به ابزارهای این حرفه توجه ویژه ای داشته باشیم؟ در پاسخ به این سوال باید به تفاوت ماهیت، چرخه، فرآیندها و پیش نیازهای حسابداری تجاری توجه کرد.
به زبان ساده، در حسابداری خدمات معمولاً با ثبت ساده درآمد و هزینه ها روبرو هستید و نه معادلات پیچیده ای که پیش روی شماست. در حسابداری دولتی همه چیز حول محور بودجه مصوب و قوانین نظارتی خشک می چرخد. حسابدار فقط باید مطمئن شود که بودجه در جای مناسب خرج شده است یا خیر.
در این میان حسابداران بازرگانی یکی از حساس ترین وظایف شغلی را بر عهده می گیرند. آنها با محاسبات پیچیده ای مانند موجودی، هزینه، پول نقد و معوقه، حقوق و دستمزد، مالیات و غیره سر و کار دارند که کوچکترین خطا می تواند به قیمت ورشکستگی کسب و کار تمام شود. بنابراین می توان گفت فعالان این حوزه یکی از حساس ترین مشاغل را بر عهده دارند.
حسابداری سنتی و اکسل؛ بمب ساعتی در شرکت های تجاری
همانطور که می بینید، بین بخش های مختلف یک سازمان (از جمله امور مالی، انبار، فروش و بازاریابی) رابطه معناداری وجود دارد. این قسمت ها یک اکوسیستم را تشکیل می دهند و همیشه داده ها را تبادل می کنند. حال اگر واحد مالی و حسابداری اطلاعات مربوط به سفارشات یا انبارها را با سرعت کم یا با خطاهای زیاد ثبت کند چه اتفاقی می افتد؟
چنین مشکلی باعث شده است که کل سیستم آسیب ببیند و کیفیت خدمات به مشتریان نیز تحت تأثیر قرار گیرد. امروزه شرکت های موفق برای جلوگیری از چنین حوادثی سیستم های کند و معیوب را کنار گذاشته و از امکانات سیستم های مدرن تر استفاده می کنند. یکی از مواردی که این شرکت ها از آن اجتناب می کنند، حسابداری کاغذی و اکسل است که دلیل آن را می توان در موارد زیر جستجو کرد:
- میزان خطای بسیار بالا و سرعت بسیار پایین
- به نیروی کار بیشتری نیاز دارید و زمان زیادی را صرف کنید
- آسیب پذیری بسیار بالا در برابر خرابکاری
- آسیب پذیری بالا در برابر عوامل محیطی
- عدم رعایت تعهدات مالیاتی جاری و…
۵ معیارهای مهمی که باید قبل از خرید نرم افزار حسابداری بررسی کنید
بسیاری از مشاغل تجاری با آگاهی از چالش های فوق نرم افزار حسابداری تهیه می کنند. اما معمولا این کسب و کارها درک درستی از معیارها و ویژگی های نرم افزارهای تخصصی حسابداری تجاری ندارند و دست به انتخاب های اشتباه می زنند. در ادامه به برخی از این نکات اشاره خواهیم کرد:
- سهولت استفاده: هرچه رابط کاربری عمیق تر و قابل درک تر باشد، کارکنان حسابداری دقیق تر و سریع تر خواهند بود.
- نحوه دسترسی به اطلاعات: در حالی که بسیاری از کاربران با رابط کاربری آفلاین نرم افزارهای آفلاین دست و پنجه نرم می کنند، کاربران نرم افزارهای آنلاین می توانند در کسری از زمان به اطلاعات دسترسی داشته باشند و مسئولیت های خود را از هر کجا انجام دهند.
- ویژگی های نرم افزار: تعداد ماژول ها و نحوه تعامل و ادغام آنها می تواند مستقیماً بر صحت داده های مالی تأثیر بگذارد و از بسیاری از فرآیندهای تکراری جلوگیری کند.
- امنیت اطلاعات: داده های مالی در کجا قرار دارند؟ فایل های ذخیره شده در کامپیوتر و هارد دیسک های اکسترنال همیشه در خطر گم شدن هستند.
- عمق گزارش ها: نرم افزار چه نوع گزارش هایی ارائه می دهد و عمق این گزارش ها چقدر است؟ گزارش های خروجی یک سیستم حسابداری بر حساس ترین تصمیمات مدیریت تاثیر می گذارد و در نهایت بر سرنوشت یک کسب و کار تاثیر می گذارد.
هنگام انتخاب، فقط به تعداد ویژگی ها نگاه نکنید. سهولت کار برای تیم، امکان تعریف دسترسی، روش تهیه گزارش و پاسخ پشتیبانی در هنگام بروز مشکل نیز مهم است. شرکتی که چندین انبار دارد به گزارشی نیاز دارد که تفاوت موجودی هر انبار را توضیح دهد. شرکتی که فروش اعتباری بالایی دارد باید بتواند وضعیت مشتریان و سررسیدها را پیگیری کند.
به همین دلیل، بسیار مهم است که نیازهای اساسی شرکت خود را شناسایی کنید و سپس بر اساس آن نیازها، یک سیستم حسابداری خریداری کنید.
معرفی 3 مورد از برجسته ترین نرم افزارهای حسابداری تجاری
همانطور که اشاره کردیم، هر گروه از کسب و کارها ممکن است برای مدیریت و اندازه گیری نقدینگی و ورودی و خروجی خود به تسهیلات مختلفی نیاز داشته باشند. توسعه دهندگان نرم افزار نیز به این نکته مهم توجه کرده و یک سری کسب و کارهای خاص را هدف قرار می دهند. بنابراین در ادامه به شما خواهیم گفت که کدام یک از پلتفرم های حسابداری مطرح کشورمان برای کدام گروه از مشاغل مناسب ترین گزینه هستند:
1. نرم افزار حسابداری سپیدار; انتخاب سازمان های بزرگ با بودجه بالا
نرم افزار حسابداری سپیدار (محصول همکاران سیستم) به عنوان یکی از نام های باسابقه در بازار نرم افزارهای مالی ایران، عمدتاً برای شرکت ها و هلدینگ های بزرگ، پروژه محور و سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد. این برند با ارائه سیستم های حسابداری تجاری یکپارچه، برای گردش کار کلاسیک و سازمان هایی با فرآیندهای مالی طولانی، پیچیده و سلسله مراتبی مناسب تر است.
اگر در مورد تجربه کاربری این سیستم حسابداری جست و جو کنید با موارد مثبتی مانند رابط کاربری و کدنویسی شفاف، گزارش دهی جامع، سرعت بالا و پشتیبانی مطمئن مواجه خواهید شد که از هر کدام می توان به عنوان مزیت رقابتی یاد کرد.
البته سپیدار عمدتا به گروه هایی پیشنهاد می شود که دارای چندین تیم مالی هستند و با هزینه های بالای خرید، راه اندازی و تجهیز زیرساخت سرور اختصاصی مشکلی ندارند.
نرم افزار حسابداری ابری لیام; سرعت بالا، مقرون به صرفه و نامحدود
برنامه حسابداری ابری لیام این دقیقاً برای پر کردن شکاف بین نرم افزارهای سنتی و نیازهای پویا بازار مدرن طراحی شده است. این سیستم حسابداری با اتصال ابری هوشمند، کدنویسی 7 سطحی قابل ویرایش، ماژول ها و ویژگی های مختلف و همچنین ارائه گزارش های مالی عمیق، به برترین انتخاب مشاغل تجاری متوسط تا بزرگ تبدیل شده است.
هنگام کار با لیام، چندین مزیت کلیدی را متوجه خواهید شد که مهمترین آنها عبارتند از:
- اتصال به CRM، باشگاه مشتریان، فروشگاه آنلاین و درگاه های پرداخت آنلاین
- امکان تفکیک مرکز هزینه، پروژه، شعب، انبارها، کارکنان و افراد
- امکان مدیریت مالی کلیه موارد فوق در یک اشتراک
- عملکرد پایدار در اینترانت ملی و پشتیبان گیری خودکار
- اتصال نامحدود کاربر به طور همزمان بدون تحمیل هزینه های گزاف
- رابط کاربری کاملا شفاف و ماژولار
همه اینها خبر خوبی برای مشاغل امروزی است. زیرا برخلاف نسخه های سنتی، این سیستم ها کاربران را محدود به محیط ویندوز نمی کنند و هزینه های گزافی برای اتصال به امکانات آنلاین ایجاد نمی کنند. یکی دیگر از چیزهای عالی در مورد لیام نسخه ی نمایشی رایگان آن است که امکان تست نامحدود را فراهم می کند. به این ترتیب می توانید وارد رابط کاربری آن شوید و نحوه عملکرد آن را شخصا بررسی کنید.
3. نرم افزار حسابداری محک
ماهک با تمرکز ویژه بر رابط کاربری ساده، کاربرپسند و گرافیکی، جایگاه ویژه ای در بین اصناف، شرکت های پخش، فروشگاه ها و کسب و کارهای کوچک بازار کسب کرده است. هدف اصلی معیار این است که فروشندگان و صندوقداران حتی بدون داشتن دانش آکادمیک حسابداری بتوانند در کمترین زمان ممکن صورتحساب را ثبت کنند، حساب مشتریان را تسویه کنند، چک ها را جمع آوری کنند و موجودی مغازه را کنترل کنند.
نسخه های تجاری و فروشگاهی معیار انتخابی بسیار خوب و قابل اعتماد برای سرعت بخشیدن به کار پشت صندوق و پاسخگویی به مشتریان حضوری است. اما این نقاط قوت باعث می شود این معیار برای کسب و کارهای تجاری بزرگ با زنجیره های تامین پیچیده و دفاتر نمایندگی متعدد گزینه مناسبی نباشد. برخی از محدودیت های معیار در زمینه حسابداری تجاری عبارتند از:
- محدودیت در تعریف و تفکیک کاربران
- عدم توانایی در تفکیک مراکز هزینه
- گزارش های مالی با تنوع کم
- محدودیت در تعریف ارز
- هنگام افزایش اسناد ذخیره شده، سرعت خود را کاهش دهید
البته بنچمارک هیچ وابستگی به اتصال به اینترنت ندارد و با حداقل هزینه قابل دریافت است. همچنین رابط کاربری این سیستم حسابداری بسیار ساده بوده و یادگیری آن نسبت به موارد دیگر آسانتر است. به طور کلی، اگر به دنبال نرم افزار حسابداری برای یک کسب و کار کوچک با عملیات محدود هستید، احتمالاً بنچمارک گزینه مناسبی برای شما است.
خلاصه بالاخره لیام، سپیدار یا مهک؟
در این مقاله ضمن بررسی تفاوت های اساسی حسابداری در شرکت های تجاری، 3 سیستم مالی برجسته در ایران را بررسی کردیم و دیدیم که هر کدام کدام گروه از مشاغل را هدف قرار داده اند. واقعیت این است که هیچ نسخه ثابتی را نمی توان به عنوان «بهترین نرم افزار حسابداری مطلق» معرفی کرد. در واقع هر کاربر با توجه به نیاز، سطح بودجه و ماهیت شغل خود گزینه های مختلفی را در نظر می گیرد.
اگر شما هم به دنبال نرم افزار حسابداری بازرگان هستید، توصیه می کنیم قبل از تصمیم گیری نهایی، چند دمو نرم افزار را وارد کرده و پس از مشخص شدن گزینه های خود، با کارشناسان و تیم پشتیبانی نرم افزار مربوطه در ارتباط باشید. به این ترتیب می توانید چالش ها و دغدغه های خود را مطرح کنید و راهنمایی کامل تری دریافت کنید.
با این رویکرد هوشمند می توانید مناسب ترین ابزار را برای رشد کسب و کار خود انتخاب کنید و از اتلاف وقت و هزینه جلوگیری کنید.
نویسنده: نیما مهاجر
کارشناس تولید محتوای تخصصی مالی و حسابداری
گفتگو در مورد این post